Proč Pohoda sama o sobě nestačí pro prodej
Pohoda vnímá vaše zákazníky jako účetní jednotky. Každý zákazník má IČO, platební podmínky, nesplacenou částku. To je užitečné pro finanční tým. Není to užitečné pro obchodního zástupce, který potřebuje vědět, kdy naposledy někdo s daným zákazníkem mluvil, co se probralo a kdy je třeba navázat.
Řešení, která firmy vytvářejí, jsou předvídatelná:
- Excel pro sledování pipeline: Tabulka, kterou někdo ručně aktualizuje, obvykle stejná osoba, která je také úzkým hrdlem, když je potřeba aktualizace. Všichni ostatní pracují se zastaralou verzí.
- Vlákna e-mailů jako historie zákazníka: Celý příběh vztahu se zákazníkem žije ve schránce někoho. Když tato osoba odejde, historie s ní odejde.
- Poznámkové pole Pohody: Pole pro volný text v záznamu zákazníka není CRM. Neexistuje žádný deník aktivit, žádné přiřazování úkolů, žádná viditelnost pro nikoho jiného než pro osobu, která poznámku napsala.
- Samostatné CRM bez propojení s Pohodou: Prodejní tým aktualizuje jeden systém, účetní tým pracuje v jiném. Faktury vytvořené v Pohodě se nikdy neobjeví v CRM. Nabídky v CRM se nikdy automaticky nestanou fakturami. Manuální přepisování překlenuje mezeru a dochází k chybám.
Nic z toho není kritika Pohody. Je to uznání, že účetní software a CRM software řeší zásadně odlišné problémy. Odpovědí není nahradit jedno druhým. Je to propojit je.
Přístup Pohoda + CRM
Nastavení, které vytvoříme, ponechává Pohodu přesně tam, kde je: účetnictví, fakturace, daňové doklady, bankovní výpisy zůstávají v Pohodě. Pracovní postupy vašeho účetního se nemění.
Vedle toho vytvoříme CRM, které se postará o prodejní část: leady, fáze pipeline, historie kontaktů, úkoly, automatické připomínky a obchodní reporting. Oba systémy sdílejí synchronizovanou databázi zákazníků a produktů, takže data zadaná na jednom místě nemusí být zadávána znovu na druhém.
Praktický výsledek:
- Obchodní zástupce otevře záznam zákazníka v CRM a vidí kompletní historii účtu: každou schůzku, každý hovor, každý e-mail, plus historii fakturace staženou přímo z Pohody.
- Když se obchod uzavře, akceptovaná nabídka se v CRM stane prodejní objednávkou a automaticky spustí návrh faktury v Pohodě. Žádné opakované zadávání.
- Obchodní manažer vidí pipeline podle fází, prognózu podle obchodníka a zpožděné následné kroky, nic z toho v Pohodě neexistuje.
- Účetní tým vidí v Pohodě stejné zákazníky a produkty, které prodej používá v CRM. Žádná duplicitní master data.
Jak integrace funguje
Pohoda podporuje integraci prostřednictvím svého REST API (dostupného v Pohodě E1 a vyšší) a staršího rozhraní pro import/export XML. REST API pokrývá datové entity, které jsou pro integraci CRM důležité: zákazníci, kontakty, produkty, ceníky, objednávky a faktury.
Vytváříme obousměrnou synchronizaci, která zajišťuje:
| Datová entita | Směr | Frekvence |
|---|---|---|
| Záznamy zákazníků a dodavatelů | Oběma směry | V reálném čase při změně |
| Produkty a ceníky | Pohoda → CRM | Denně nebo při změně |
| Historie faktur | Pohoda → CRM | Denně |
| Přijaté nabídky / prodejní objednávky | CRM → Pohoda | Při události schválení |
| Stav platby | Pohoda → CRM | Denně |
Konflikty jsou řešeny definováním jasného primárního zdroje pro každý datový typ. Pohoda spravuje finanční záznam. CRM spravuje záznam o vztahu. Když se překrývají (například adresa zákazníka), definujeme, který systém vyhrává, a podle toho sestavíme pravidla synchronizace.
Před jakýmkoli připojením k produkční databázi Pohody testujeme integraci proti staging instanci Pohody.
Co skutečně získáte
Pro obchodní týmy
Pipeline, která se skutečně používá, protože to není samostatný systém, který by se udržoval, je propojena s účetními daty, o kterých tým již ví, že jsou přesná. Následné úkoly, které jsou přiřazeny a sledovány. Historie zákazníků, která přežije personální změny.
Pro management
Předpověď příjmů v reálném čase založená na fázi pipeline a pravděpodobnosti uzavření, nikoli odhad z tabulky. Přehled o prodejní aktivitě bez nutnosti ptát se jednotlivých obchodníků, na čem pracují.
Pro účetnictví
Nic se nemění. Pohoda zůstává účetním systémem. Návrhy faktur přicházejí z CRM bez manuálního přepisování. Účtová osnova, nastavení DPH a bankovní uzávěrka zůstávají přesně takové, jaké jsou.
Celkově pro firmu
Jedna verze zákaznického záznamu. Firma, která zná svého zákazníka stejně napříč prodejem a financemi, je firma, která s tímto zákazníkem může vést souvislé rozhovory.
Časový harmonogram a náklady
Standardní integrační projekt Pohoda + CRM trvá 6 až 10 týdnů od podpisu rozsahu po spuštění. Rozsah vždy začíná úvodní konzultací za účelem zmapování současného nastavení Pohody, prodejního procesu a jakýchkoli stávajících nástrojů, které jsou nahrazovány.
| Fáze | Doba trvání | Co se děje |
|---|---|---|
| Analýza a stanovení rozsahu | 1–2 týdny | Zmapování nastavení Pohody, definování požadavků na CRM, odsouhlasení datového modelu, podpis rozsahu |
| Vývoj CRM a integrace | 3–5 týdnů | Konfigurace CRM, vývoj integrační vrstvy, připojení Pohoda API |
| Testování a akceptace uživateli | 1–2 týdny | End-to-end testování, UAT prodejního týmu, validace synchronizace proti živým datům Pohody |
| Spuštění a školení | 1 týden | Spuštění produkce, školení týmu, podpora po spuštění |
Náklady na implementaci se obvykle pohybují od 120 000 do 350 000 Kč v závislosti na velikosti prodejního týmu, složitosti prodejního procesu a na tom, kolik částí CRM vyžaduje vlastní konfiguraci oproti standardnímu nastavení. Licence platformy pro vrstvu CRM jsou účtovány zvlášť.
Úvodní schůzka (2–4 hodiny, zdarma) je výchozím bodem. Definuje rozsah a vytváří návrh s pevnou cenou.
Často kladené otázky
Související průvodci
